E-Rechnung 2025: Pflichten, Fristen & Praxistipps

Seit dem 1. Januar 2025 gelten in Deutschland neue Regeln für die elektronische Rechnungsstellung zwischen Unternehmen. Viele Betriebe haben die Schlagzeile „E-Rechnungspflicht ab 2025″ gehört, doch was genau dahintersteckt, bleibt oft unklar. Gilt die Pflicht sofort für alle? Was passiert mit dem klassischen PDF per E-Mail? Und welche Fristen sollten Sie auf keinen Fall verpassen?

Die Unsicherheit ist verständlich, denn die Regelungen sind gestaffelt, mit Übergangsfristen versehen und betreffen Empfang und Versand unterschiedlich. Gleichzeitig drohen bei Nichtbeachtung handfeste Nachteile: Probleme beim Vorsteuerabzug, Beanstandungen in der Betriebsprüfung und unnötiger Mehraufwand durch nachträgliche Korrekturen. Dieser Beitrag verschafft Ihnen einen vollständigen Überblick über die aktuelle Rechtslage, die technischen Anforderungen und die wichtigsten Handlungsschritte, damit Ihr Unternehmen rechtzeitig und rechtssicher aufgestellt ist.

Der Begriff „E-Rechnung“ klingt zunächst simpel, hat aber seit 2025 eine sehr präzise Bedeutung. Nach dem geänderten § 14 des Umsatzsteuergesetzes (UStG) ist eine E-Rechnung ausschließlich eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird. Dieses Format muss der europäischen Norm EN 16931 entsprechen oder zumindest so gestaltet sein, dass die Daten daraus korrekt und vollständig extrahiert werden können.

Entscheidend ist dabei das Wort „strukturiert“. Eine maschinenlesbare Datendatei – etwa im Format XRechnung oder ZUGFeRD ab Version 2.0.1 – erfüllt diese Anforderung. Ein einfaches PDF hingegen, selbst wenn Sie es per E-Mail versenden, tut das nicht. Seit 2025 gilt ein PDF steuerrechtlich als „sonstige Rechnung“, also gerade nicht als E-Rechnung im Sinne des Gesetzes. Diese Unterscheidung mag auf den ersten Blick akademisch wirken, hat aber erhebliche praktische Konsequenzen, insbesondere für den Vorsteuerabzug und die Archivierung.

In der Praxis haben sich zwei Formate durchgesetzt:

• XRechnung ist ein reines Datenformat ohne visuellen Bestandteil. Es eignet sich besonders für automatisierte Verarbeitung und wird im Geschäftsverkehr mit öffentlichen Auftraggebern bereits seit Jahren genutzt.

• ZUGFeRD (ab Version 2.0.1) ist ein sogenanntes hybrides Format: Es kombiniert eine maschinenlesbare XML-Datei mit einem menschenlesbaren PDF. Für den Empfänger hat das den Vorteil, dass er die Rechnung sowohl visuell prüfen als auch automatisiert verarbeiten kann.

Wichtig ist allerdings, dass nicht jedes ZUGFeRD-Profil die Anforderungen der EN 16931 erfüllt. Das Profil „Minimum“ etwa reicht nicht aus, da es zu wenige strukturierte Daten enthält.

Die wichtigste Neuerung zum Jahresbeginn 2025 betrifft den Empfang: Jedes inländische Unternehmen muss seitdem in der Lage sein, E-Rechnungen entgegenzunehmen. Das gilt unabhängig von der Unternehmensgröße und schließt ausdrücklich auch Kleinunternehmer nach § 19 UStG ein. Die Empfangspflicht erfordert keine teure Spezialsoftware. Ein E-Mail-Postfach, über das strukturierte Rechnungsdateien empfangen werden können, genügt grundsätzlich. Allerdings sollten Sie sicherstellen, dass Ihr Postfach XML-Anhänge nicht blockiert und dass empfangene E-Rechnungen revisionssicher archiviert werden.

Anders als beim Empfang greift die Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen nicht sofort für alle Unternehmen. Der Gesetzgeber hat in § 27 Abs. 38 UStG großzügige Übergangsregelungen vorgesehen:

• Bis 31. Dezember 2026 dürfen sämtliche Unternehmen bei inländischen B2B-Umsätzen weiterhin sonstige Rechnungen verwenden – also auch Papierrechnungen oder PDF-Dateien, sofern der Empfänger zustimmt.
• Bis 31. Dezember 2027 gilt eine zusätzliche Erleichterung für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von höchstens 800.000 Euro sowie für bereits etablierte EDI-Verfahren, die eine korrekte Datenextraktion ermöglichen.
• Ab 1. Januar 2028 müssen ausnahmslos alle inländischen B2B-Rechnungen als E-Rechnung ausgestellt werden.

Nicht jede Rechnung fällt unter die neuen Vorschriften. Ausgenommen sind unter anderem:

• Rechnungen an Privatpersonen (gesamter B2C-Bereich)
• Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro
• Fahrausweise
• viele steuerfreie Umsätze nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG

Vorsicht ist allerdings bei steuerfreien Umsätzen nach § 4 Nr. 1 bis 7 UStG geboten: Hier kann unter bestimmten Voraussetzungen durchaus eine E-Rechnungspflicht bestehen. Kleinunternehmer wiederum müssen zwar E-Rechnungen empfangen können, dürfen ihre eigenen Rechnungen aber gemäß § 34a UStDV weiterhin als sonstige Rechnung ausstellen.

Wer bereits E-Rechnungen an öffentliche Auftraggeber sendet, kennt die Abläufe womöglich aus dem Bereich B2G (Business-to-Government). Hier gelten die E-Rechnungsverordnung des Bundes (ERechV) und entsprechende Landesregelungen. Die neue B2B-Pflicht basiert hingegen auf dem Umsatzsteuergesetz. Zwischen beiden Regelwerken besteht kein Rangverhältnis – sie gelten nebeneinander. Das bedeutet: Wer sowohl an Behörden als auch an Unternehmen liefert, muss beide Regelungskreise kennen und beachten.

Ein praktisches Beispiel für die Unterschiede ist die sogenannte Leitweg-ID, die im B2G-Bereich zur Identifikation des öffentlichen Auftraggebers dient. Im B2B-Bereich ist dieses Feld (BT-10, „Buyer reference“) zwar technisch in der XRechnung als Pflichtfeld angelegt, doch das Bundesfinanzministerium stellt klar, dass hier ein einfacher Platzhalter wie ein Bindestrich genügt. Wer diesen Unterschied nicht kennt, investiert möglicherweise unnötig Zeit in die Beschaffung einer Leitweg-ID, die für den Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen gar nicht erforderlich ist.

Bei der Aufbewahrung von E-Rechnungen gelten die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung und Aufbewahrung (GoBD), die im Juli 2025 eigens für die E-Rechnung angepasst wurden. Die zentrale Regel lautet: Aufzubewahren ist der strukturierte Datenteil, also die XML-Datei. Bei hybriden Formaten wie ZUGFeRD ist der beigefügte PDF-Teil nur dann zusätzlich archivierungspflichtig, wenn er steuerlich bedeutsame Informationen enthält, die im strukturierten Teil nicht abgebildet sind. In der Praxis empfiehlt es sich dennoch, beide Bestandteile zu sichern, um bei Rückfragen der Finanzverwaltung auf der sicheren Seite zu sein.

Beachten Sie dabei: Die gesetzliche Aufbewahrungsfrist für Rechnungen beträgt derzeit acht Jahre. Der strukturierte Datenteil muss über diesen gesamten Zeitraum im Originalformat zugänglich und unveränderbar gespeichert bleiben. Ein Ausdruck auf Papier oder die Ablage als Screenshot genügt nicht.

Ein Punkt, der in vielen Praxisdarstellungen zu kurz kommt, betrifft die Validierung. Selbstverständlich sollten Sie eingehende E-Rechnungen technisch prüfen, etwa mit einem Validierungstool. Doch die Finanzverwaltung unterscheidet klar zwischen zwei Fehlerarten:

• Formatfehler: Die Datei erfüllt das strukturierte Format gar nicht. In diesem Fall handelt es sich steuerrechtlich womöglich nicht um eine E-Rechnung, sondern um eine sonstige Rechnung.
• Geschäftsregelfehler: Inhaltliche Vorgaben innerhalb des Formats werden nicht eingehalten, etwa eine fehlende optionale Angabe. Solche Fehler können umsatzsteuerlich unbeachtlich sein, solange alle gesetzlichen Pflichtangaben vorhanden sind.

Eine automatische Validierung ersetzt daher niemals die inhaltliche Prüfung auf Vollständigkeit und Richtigkeit der Rechnungsangaben.

Für Unternehmen mit laufenden Verträgen – etwa Mietverhältnissen oder Wartungsverträgen – gibt es eine erfreulich pragmatische Regelung. Bestehende Dauerrechnungen, die vor der E-Rechnungspflicht ausgestellt wurden, müssen nicht sofort durch eine E-Rechnung ersetzt werden, solange sich die Pflichtangaben nicht ändern. Wird eine neue Dauerrechnung erforderlich, genügt grundsätzlich eine einmalige E-Rechnung für den ersten Teilleistungszeitraum, sofern der zugrunde liegende Vertrag beigefügt ist oder die Dauerrechnung als solche klar erkennbar bleibt.

Der wichtigste Schritt ist, die Empfangsfähigkeit sicherzustellen, falls Sie das noch nicht getan haben. Prüfen Sie, ob Ihr E-Mail-System XML-Dateien als Anhang akzeptiert und ob Ihre Buchhaltungssoftware strukturierte Rechnungsdaten importieren kann. Viele gängige Programme bieten inzwischen entsprechende Module oder Schnittstellen an. Sprechen Sie frühzeitig mit Ihrem Softwareanbieter über den aktuellen Stand und notwendige Updates.

Für den Versand sollten Sie die Übergangsfrist nutzen, aber nicht bis zum letzten Tag warten. Unternehmen, die bereits jetzt auf E-Rechnungen umstellen, profitieren von effizienteren Prozessen, weniger Medienbrüchen und einer schnelleren Zahlungsabwicklung. Klären Sie mit Ihren Geschäftspartnern, welches Format bevorzugt wird, und testen Sie den Versand, bevor die Pflicht greift.

Konkret empfehlen sich folgende Schritte:

• Bestandsaufnahme: Welche Rechnungen stellen Sie aus, welche empfangen Sie? Wo gibt es B2B-Umsätze, wo B2C?
• Softwarecheck: Kann Ihr System XRechnung oder ZUGFeRD erzeugen und verarbeiten? Welche Updates sind nötig?
• Archivierung prüfen: Werden E-Rechnungen revisionssicher im Originalformat gespeichert – über die gesamte Aufbewahrungsfrist von acht Jahren?
• Freigabeprozesse anpassen: Wenn Rechnungen bisher in Papierform durch verschiedene Abteilungen liefen, brauchen Sie einen digitalen Freigabeworkflow, der den GoBD-Anforderungen entspricht.
• Geschäftspartner informieren: Teilen Sie Ihren Lieferanten und Kunden mit, dass Sie E-Rechnungen empfangen können, und klären Sie bevorzugte Formate.

Die E-Rechnung ist kein fernes Zukunftsthema mehr, sondern Realität. Die Empfangspflicht gilt bereits, und die Übergangsfristen für die Ausstellung laufen absehbar aus. Unternehmen, die jetzt die Weichen stellen, vermeiden nicht nur steuerliche Risiken, sondern gewinnen auch an Effizienz in der Rechnungsverarbeitung. Die wichtigsten Punkte: Stellen Sie die Empfangsfähigkeit sicher, wählen Sie ein geeignetes Format, passen Sie Ihre Archivierung an die GoBD an und nutzen Sie die verbleibende Übergangszeit für einen geordneten Umstieg beim Versand.

Die Regelungen sind im Detail anspruchsvoll, aber beherrschbar – wenn Sie sich rechtzeitig damit befassen. Warten Sie nicht, bis die letzte Frist abläuft.

Sie haben Fragen zur E-Rechnung oder möchten Ihre Prozesse rechtzeitig anpassen? Die Steuerberater und Wirtschaftsprüfer von WSS AKTIV BERATEN in Rottweil unterstützen Sie bei der Umsetzung – von der Formatwahl über die Archivierung bis zur Integration in Ihre bestehenden Abläufe. Sprechen Sie uns an.